Torby, opakowania z materiałami dla uczestników. Ale czy tylko? Welcome Pack może służyć nie tylko jako forma obdarzenia uczestników jakimś drobny upominkiem. Może być też dobrym narzędziem marketingowym. A także wyróżnikiem na rynku – upominkiem dobrze dobranym do tematyki wydarzenia, który podniesie jego wartościowość, a tym samym rangę. Jest również kartą przetargową dla partnerów wydarzenia – miejscem, gdzie mogą się „swobodnie” zareklamować, przygotowując dla uczestników coś specjalnego.
Podczas Słodkiej Konferencji jako organizator razem z pomysłodawcą wydarzenia, decydowałyśmy co wartościowego i spójnego z tematyką konferencji znajdzie się w Welcome Packu. By było to z korzyścią dla uczestników, a nie tylko stertą papierków.
Co więc można włożyć do środka:
- Materiały od mediów (koniecznie branżowych): magazyny, katalogi – tu wartością jest wiedza.
- Materiały od partnerów (związanych z branżą): ulotki z kodami rabatowymi lub drobne produkty promocyjne – tu wartością są próbki produktów lub rabat na produkty, bo pozwalają poznać nowych dostawców usług i produktów.
- Materiały od prelegentów: skrót wystąpienia, check-listy, wizytówki – tu wartością jest bezpośredni kontakt do prelegentów lub konspekt, czyli wiedza z ich wystąpienia.
Czy warto je przygotowywać?
Moim zdaniem tak. Korzystają z nich uczestnicy i partnerzy. Zobaczmy w jaki sposób.
Wartość dla uczestników to:
- miły prezent przede wszystkim,
- ogromna wartość dodatkowa – wiedza od różnorodnych partnerów,
- możliwość skorzystania z upominków i rabatów,
- poczucie bycia wyróżnionym (nie każda konferencja ma przygotowane Welcome Packs dla swoich uczestników).
Welcome Packs to również Wartość dla Partnerów:
- możliwość promocji bezpośredniej firmy;
- możliwość budowania relacji z potencjalnym klientem, który skorzysta z przygotowanej próbki – pozna produkt;
- sposób na rozpoczęcie rozmowy podczas wydarzenia na temat produktów przekazanych w Welcome Packs.
Sposób dystrybucji
Gdy już zdecydujemy się na przygotowanie Welcome Packs, warto zastanowić się nad sposobem dystrybucji, czy kiedy i jak je rozdawać.
Jest co najmniej kilka sposobów na to, by rozdać przygotowane torby uczestnikom.
Warto przeanalizować dobór odpowiedniej metody w zależności od potrzeb organizacyjnych wydarzenia.
Sposób pierwszy to wydanie torebki po podpisaniu się na liście obecności. Pozytyw takiego rozwiązania jest taki, że za jednym razem i poświęconym czasem uczestnik się rejestruje i otrzymuje materiały. Minusem jest to, że przy stoisku rejestracji trzeba mieć odpowiednią ilość miejsc na torby dla wszystkich uczestników, odpowiednią ilość osób to rejestrowania i podawania upominków oraz bardzo ważny aspekt – odpowiednią ilość czasu by uczestnicy zdążyli wejść na salę przed rozpoczęciem wydarzenia. To oznacza, że uczestnicy powinni się pojawić odpowiednio wcześniej. A tu akurat nie mamy wpływu w jakich godzinach przybędą wszyscy uczestnicy.
Gdy rejestracja zajmuje sporo czasu i mamy wielu uczestników do zarejestrowania, warto rozważyć wydanie Welcome Packs w innym momencie. Np. na kolejnej przerwie. To zastosowanie ma swoje zalety. Pierwsza zaleto to to, że rejestracja odbędzie się sprawnie, a my wybierzemy takie miejsce na wydanie Welcome Packs, gdzie będzie szansa je wszystkie pomieścić. To może być wyzwaniem przy ograniczonych przestrzeniach wynajętych na wydarzenia. Jednak to rozwiązanie ma też kilka wad. Jeśli przerw w konferencji jest mało, jedną z nich uczestnicy przeznaczą na czekanie w kolejce, by oderać swoja paczuszkę. Stracą możliwość odpoczynku oraz rozmowy z partnerami. A jeśli wydarzenia zakłada również stoiska sprzedażowe, nie będą one w tym czasie chętnie odwiedzane.
Innym rozwiązaniem może być rozłożenie torebek na krzesłach dla uczestników. Przy tym rozwiązaniu warto przewidzieć, że nie wszyscy uczestnicy się zjawią i zajmą 100% przygotowanych miejsc. Warto więc zaplanować co z tymi torebkami, na miejscach których nikt nie usiądzie. Czy to dla nas ok, że może zdarzy się, że uczestnicy wezmą po dwie torebki i może dla spóźnialskich zabraknie. Różne sytuacje się zdarzają. Dodatkowo jest to praca zespołu organizacyjnego, by te wszystkie torebki rozłożyć na krzesłach. Przy konferencji na 100 osób zajmuje to około 20 minut, przy sprawnie działającym zespole. Przy każdej dodatkowej grupie 100 osób, ten czas rośnie. A wiadomo, że przed eventem nie ma takiej ilości czasu, której byłoby w nadmiarze.
