W myśl powiedzenia „Niczego nie oczekuj, wszystkiego się spodziewaj” zawsze jestem przygotowana na nietypowe scenariusze. Nigdy na papierze nie planuję z góry planu B. Jednak jestem czujna i gotowa na to, co może się zadziać. Znam już część niespotykanych sytuacji, które mogą się wydarzyć podczas organizacji i produkcji wydarzenia.
Zastanawiasz się co może Cię spotkać na drodze organizacji wydarzenia? Napisz do mnie i omówimy Twój pomysł. Pokażę Ci mocne punkty i możliwe pole do modyfikacji. Razem opracujemy zadbany event, tak byś w dniu wydarzenia była spokojny/a. Spotkajmy się na konsultacji.
Gdy sama/ sam przygotowujesz swoje wydarzenie pamiętaj o tym, by przemyśleć możliwe zdarzenia losowe. Poniżej znajdziesz listę sytuacji, które mogą się wydarzyć. Przeczytaj je i zastanów się jak możesz sobie z nimi poradzić.
Gotowa/ Gotowy ? Zaczynamy.
Wyposażenie techniczne:
- okablowanie i połączenie między wyposażeniem technicznym: laptop i połączenie do nagłośnienia/ prezentacji – te urządzenia mogą mieć inne wejścia – warto zrobić próbę techniczną wszystkich urządzeń na kilka godzin przed rozpoczęciem – sprawdzić czy wszyscy i wszystkie sprzęty są kompatybilne;
- prąd – czy Twoje wydarzenie może odbyć się bez prądu? Dowiedz się wcześniej gdzie i jak szybko można zdobyć świeczki w dużej ilości, zastanów się czy wydarzenie może odbyć się w przyciemnionej atmosferze, przygotuj się z prelegentem na ewentualność, że będzie musiał poprowadzić swoje wystąpienie bez prezentacji, przy większych wydarzeniach warto zaopatrzyć się w agregator;
- czy Twoje urządzenia wymagają baterii – sprawdź jakie to baterie i zaopatrz się w kilka dodatkowych sztuk
- zrób listę wszystkich używanych urządzeń, by na koniec mieć pewność, że wszystko do Ciebie wróciło.
Wyposażenie biura wydarzenia:
- prześledź agendę punkt po punkcie i zwizualizuj sobie daną sesję/ aktywność – zapisz co będzie ci potrzebne na danym etapie – zszywacz, nożyczki, taśma klejąca, klej, drukarka, notes, etc. i wpisz to na listę potrzebnych rzeczy;
- zaplanuj w jaki najprostszy sposób będziesz rejestrować uczestników i czego do tego potrzebujesz.
Uczestnicy:
- duża liczba uczestników się spóźnia – bądź czujny na to co się dzieje w mieście, w którym organizujesz wydarzenie, może się zdarzyć, że transport miejski strajkuje i uczestnicy nie mają jak dojechać. Przygotuj na ta okazję możliwość wcześniejszego cateringu lub dodatkowej sesji ogólnej dla osób, które już czekają, zawsze uprzedź obecnych uczestników o zaistniałej sytuacji;
- przedłużająca się rejestracja opóźnia rozpoczęcie wydarzenia – przemyśl z czego w rejestracji uczestników może zrezygnować lub zrobić później by przyspieszyć rejestrację lub kto może pomóc w rejestracji;
- uczestnik przyjedzie z małym dzieckiem – zastanów się przed wydarzeniem jakie rodzaju jest to wydarzenie i czy można w nim uczestniczyć z dzieckiem – wyślij taką informację do uczestników przed wydarzeniem i zawrzyj ją w regulaminie.
Catering:
- obsługa cateringowa nie nadąża z wydawaniem posiłków i napojów – dogadaj przed eventem kwestie obsługi z osobą, która będzie bezpośrednio obsługiwała Twoje wydarzenie, powiedz na czym Ci zależy;
- zastanów się gdzie w okolicy Twoi uczestnicy mogą wyskoczyć coś zjeść i poinformuj ich o tym;
- przygotuj kilka ofert zamówienia jedzenia na wynos, najlepsze są te, które już sama/sam wypróbowałeś.
To dość treściwa lista sytuacji, o które warto zadbać. Oczywiście wiele innych nieopisanych tu i nieprzewidzianych rzeczy może się wydarzyć. Pamiętaj by być czujnym i na każdą kwestie reagować zasadą akceptuję i zrobię z tym co mogę najlepszego w danej chwili.
Jeśli chcesz przetestować swój plan na wydarzenia, umów się ze mną na konsultację. Chętnie przeanalizuję z Tobą mocne i słabe strony organizacji Twojego wydarzenia.
