Pewnie zastanawiasz się co to za enigmatyczna nazwa? Co to znaczy zadbane wydarzenie? Jak event może być zadbany?
Już spieszę z wyjaśnieniem, bo właśnie takie zadbane wydarzenia organizuję.
Na początku zróbmy małe ćwiczenie. Zastanów się, na jakim wydarzeniu byłeś ostatnio? Co tam zaobserwowałeś? Czy zdarzyły się sytuacje, które wydawały się banalnie proste do przewidzenia, a jednak nie były odpowiednio zorganizowane? Czegoś Ci zabrakło, o czymś nie wiedziałaś, coś umknęło uwadze organizatorom, a Ty to zauważyłaś?
Tak się zdarza, że w ferworze przygotowań do dnia wydarzenia, jest tyle kwestii do zorganizowania, że czasem najprostszy, lecz kluczowy szczegół nie jest przemyślany. I dotyczyć to może wszystkiego: informacji dla uczestników o parkingu, sposobie rejestracji, rekomendowanego ubioru, technicznych ustaleń, cateringu czy czasu trwania wydarzenia.
Zadbane wydarzenie, które mogę dla Ciebie zorganizować lub przeanalizować jego organizację na konsultacji, to właśnie takie wydarzenie, w którym te małe szczegóły też są przewidziane i odpowiednio zaplanowane.
Organizowałam wiele różnych wydarzeń, dla małych i dużych grup. Sama wielokrotnie uczestniczyłam w szkoleniach, konferencjach jako uczestnik. Całe to doświadczenie i wiedzę wykorzystuję, by zadbać o wydarzenie. Czasem są to bardzo drobne szczegóły, które przewidziane są niezauważalne. Gorzej, gdy jednak się ich nie przypilnuje i np. nie każdy uczestnik wie co go czeka.
Zadbane wydarzenia to takie, które troszczy się o, nazwane przeze mnie, Wielką Trójkę: właściciela wydarzenia, prelegentów oraz uczestników. Każda z tych ról wymaga odpowiedniego zadbania, kontaktu oraz przygotowania. Każdy z nich może mieć inne oczekiwania, inne potrzeby. Warto również wcześniej określić co to oznacza, by tak przygotować dzień wydarzenia, aby wszystkie ustalone oczekiwania zostały spełnione.
Właściciel wydarzenia
Ma swoją wizję eventu. Chce przekazać swoim uczestnikom tę wizję w konkretny, choć czasem niesprecyzowany sposób. Warto uspójnić z nim tę wizję, wypytać o wszystkie szczegóły, które są dla niego kluczowe. Na pierwszym etapie organizacji poświęcam sporo czasu, by poznać założenia i wizję właściciela projektu. Chcę poczuć co on/ ona zamierza tym wydarzeniem przekazać uczestnikom. Jaki jest cel tego spotkania, konferencji, warsztatów. Analizujemy jaką atmosferę chcemy podczas tego wydarzenia stworzyć. Czy ma być ona swobodna, inspirująca, refleksyjna, poważna czy raczej śmieszna. Zastanawiamy się co jest kluczowe w czasie eventu. Dopiero na końcu przechodzimy do tworzenia założeń projektu i dalszych działań.
Prelegent
Osoba lub osoby, które wystąpią na scenie przed uczestnikami. Zaopiekowanie się tą grupą jest kluczowe z punktu widzenia powodzenia wydarzenia. Prelegent ma do wykonania wielkie zadanie – kontakt z publicznością. By zadbać o niego, należy dowiedzieć się czego dokładnie będzie potrzebował, jak będzie występował, o czym będzie mówił, co go wspiera przed wystąpieniem, a co mu przeszkadza. Warto też przeanalizować z nim całe jego wystąpienie, by móc je odpowiednio wesprzeć technicznie.
Uczestnik
To najważniejsza osoba wydarzenia. To dla niej to wydarzenia jest organizowane. Każdy uczestnik jest inny i czego innego oczekuje. Trudno przewidzieć wszystkie możliwe oczekiwania i im sprostać. To co jednak można zrobić to przede wszystkim dać uczestnikom poczucie, że chcemy się nimi zaopiekować. Przygotowanie dla nich przydatnych informacji, odpowiedzenie na pytania, zorganizowanie wydarzenia w sposób, który będzie ich wspierało w uczestnictwie – to sposób by zadbać o uczestnika.
Na każdym etapie organizacji warto wrócić Wielkiej Trójki i zastanowić się, czy podjęte działania wspierają te trzy role.
Zadbane wydarzenia pozostaje w pamięci każdej osoby. Bo przecież uczestnictwo w jakimś wydarzenie ma być przyjemnym doświadczeniem, a nie powodem do dyskomfortu. Dbajmy więc o nasze wydarzenia.
Jeśli chcesz podnieść poziom Twojego wydarzenia by było zadbane, spotkaj się ze mną na konsultacji. Pomogę Ci o to zadbać.
